Aderir às novas tecnologias ao seu negócio pode trazer muitos benefícios, e as vantagens da assinatura eletrônica é uma delas para o RH da sua empresa.
A assinatura eletrônica nada mais é que uma ferramenta de suma importância para o RH. Ela permite que a empresa consiga executar suas tarefas mesmo à distância sem que sinta-se lesada por eventualidades, economizando tempo e dinheiro.
Neste artigo, trouxemos algumas vantagens em adotar as vantagens da assinatura eletrônica para seu negócio e formas práticas de fazer isso. Acompanhe!
O que é a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica trata-se de uma autenticação de documentos feita digitalmente que substitui a assinatura física em papel. Ela permite não só a autenticidade, mas a integridade e prática em assinar documentos de diversas finalidades.
Por exemplo, o RH precisa lidar com diversos documentos diários como:
- Contratos de trabalho
- Folha de pagamento
- Concessão de férias;
- Requerimentos;
- Atestados médicos e outros;
- Cartões de ponto.
Todos esses arquivos são essenciais no dia a dia do Departamento de Recursos Humanos e da própria organização. Agora, imagine a quantidade de papel que isso provoca, gastos com impressão, envio de documentos e compra de materiais.
Utilizar as vantagens da assinatura eletrônica permite que a empresa tenha uma economia maior nesses gastos, já que ela garante a autenticidade a esses arquivos eletrônicos.
Agora, você já imaginou esse exemplo que citamos aqui no trabalho remoto? Esse novo modelo de trabalho afastou o time dos escritórios e, consequentemente, designou as tarefas para a casa da própria equipe.
Ou seja, esses documentos não estão na empresa, o que aumenta o risco, nesse deslocamento, da perda de arquivos importantes, por isso, a assinatura eletrônica permite que eles recebam essa autenticação sem comprometê-los.
A assinatura eletrônica supera os obstáculos, garantindo segurança e praticidade na assinatura dos documentos que circulam pela empresa. E além disso, esse método deve dar continuidade mesmo se a equipe retornar ao trabalho presencial.
Como funciona a assinatura eletrônica?
É permitido utilizar as vantagens da assinatura eletrônica a partir de um dispositivo digital de autenticação. Este recurso traz a idoneidade do documento e das informações contidas nele como também da anuência em todas as partes envolvidas.
Atualmente, existem plataformas de assinatura no país, como é o caso da UR Company. A empresa conta com a autorização judicial para reconhecimento de idoneidade para exercer a função. O uso da assinatura eletrônica na sua empresa garantirá a realização de acordos individuais e coletivos com a sua equipe
Neste caso, existem duas maneiras de auferir a assinatura eletrônica:
A partir da contratação de uma empresa que a ofereça;
A partir da contratação de outros serviços que oferecem a assinatura eletrônica simultaneamente.
O primeiro caso é exemplo da UR Company. Na contratação de assinatura eletrônica, é possível ter:
- Documentos assinados eletronicamente com validade jurídica
- Disparo automatizado por e-mail e painel de controle de status
- Processo totalmente paperless, de ponta a ponta
- Usuários ilimitados
- White-label
Esse é um dos diversos serviços que a UR Company oferece em sua plataforma de assinatura digital, para conhecer outros basta clicar aqui.
Em quais momentos o RH pode utilizar a assinatura eletrônica?
O responsável pelo RH pode utilizar a assinatura eletrônica para assinar diversos documentos, permitindo a autenticidade de caráter oficial como:
- Contratos;
- Negociações com clientes;
- Autorizações;
- Comprovantes;
- Dentre outros.
Vale ressaltar que a companhia deve assinar os arquivos com base na sua demonstração e ciência quanto aos fatos e acordos. Isso também vale para os colaboradores. Neste caso, cabe o acesso a equipe do uso da assinatura eletrônica para:
Concessão de férias;
Comprovantes de entrega de atestado;
Acordos;
Holerites;
Cartões de ponto;
Outros acordos individuais.
A assinatura eletrônica pelo colaborador mostra sua ciência diante dos fatos e sua concordância nos termos desses documentos. A assinatura eletrônica pode ser utilizada a qualquer momento, inclusive no home office.
Com essa ferramenta, prestadores de serviço podem assinar contratos de qualquer lugar e isso também é válido para colaboradores e gestores, sem prejudicar o trabalho.
Por que a assinatura eletrônica é fundamental para o RH?
Com interação digital moderna, fluida, ágil e livre de atritos, a plataforma de assinatura eletrônica da UR Company traz mais praticidade para todos os envolvidos. Isso porque ela permite uma adesão de serviço rápida e segura sem que precise se deslocar.
A assinatura eletrônica é feita através do MyUR, um sistema prático e funcional que permite aos clientes um processo ágil com validade jurídica. Além disso, sua implementação e operação é fácil e intuitiva sem que se perca tempo com ações complexas.
Como se trata de uma plataforma totalmente no-code, parametrizável e com possibilidade de integração via API’s, você conta com a simplificação das atividades do back office e maior controle sobre processos.
Portanto, não deixe de fazer um teste grátis e veja todas as possibilidades em aderir o serviço de assinatura eletrônica para sua empresa. Se preferir, converse com um dos nossos consultores e saiba mais sobre a UR Company.
