Não há dúvida de que o processo manual e tradicional de assinatura de um documento pode ser demorado e complicado para as empresas. Imagine só, você tem um contrato que precisa ser assinado e descobre que a pessoa não está disponível para ir até você.
Outra opção que você pode considerar é enviar os papéis por correio ou entregador e, então, esperar que a outra parte revise, assine e envie de volta para você. Isso se não for necessária nenhuma alteração, o que pode demandar que esse ciclo de envios seja realizado mais de uma vez. Todo esse processo leva uma quantidade enorme de tempo, e acaba por atrasar a formalização de contratos, vendas e contratações, por exemplo, além de gerarem custos, como as taxas de envio e impressão de papéis.
Por este motivo, muitas empresas de pequeno porte estão, cada vez mais, conhecendo e utilizando a assinatura eletrônica em seu dia a dia.
Em detalhe, uma assinatura eletrônica permite assinar os documentos remotamente. Isso economiza muito tempo e torna o processo mais rápido e barato. Aqui, neste artigo, vamos discutir o uso de assinaturas eletrônicas e os principais casos de onde pode usá-la
O que é uma assinatura eletrônica?
Em suma, ela é a forma eletrônica de uma assinatura tradicional ou manual. Ela permite que os usuários desfrutem de uma transação de assinatura fluida e segura. Além disso, oferece melhor autenticação do usuário, garantindo o não repúdio em possíveis contestações judiciais.
Os documentos assinados digitalmente são invioláveis e mais seguros, ou seja, uma vez assinados, eles não podem ser modificados.
As assinaturas eletrônicas são reconhecidas por diferentes leis em diferentes países como EUA, por exemplo. No Brasil, ela está amparada desde 2001 por uma medida provisória e sua aceitação foi ampliada após a Lei 14.063/2020, sancionada em 2020.
No entanto, lembre-se de que a assinatura eletrônica também pode ser uma assinatura digital. Porém, esta última é realizada através da utilização de um certificado digital. Para ter uma ideia clara, você pode verificar os tipos de assinatura eletrônica disponíveis.
Ao usar assinaturas eletrônicas, você:
- Economiza tempo: é hora de parar de correr atrás do papel. Vá digitalmente para um processo mais rápido. Em apenas um minuto, você pode assinar o documento.
- Mantém o controle: você poderá ver o status de assinatura dos documentos, quais os assinantes, e será informado quando o documento estiver finalizado.
- Economiza espaço: Não há necessidade de criar armários em seu escritório para armazenar documentos. Agora você pode salvar seus documentos na nuvem e ter um melhor acesso.
O objetivo principal de tal assinatura é agilizar o processo de autenticação de documentos com uma marca identificável. Você pode usá-lo em negociações legais, assuntos privados, transações comerciais e muito mais.
Principais casos de uso de assinatura eletrônica para pequenas empresas
Agora que você está familiarizado com os fundamentos da assinatura eletrônica, é hora de passar para a parte prática deste artigo. Vamos explorar os usos da assinatura eletrônica, que tem sido adotada em todo o mundo.
Contratos de Vendas
Quase todas as empresas lidam com contratos de vendas. Estes são documentos que são assinados com bastante frequência. Além disso, os contratos de venda também são cruciais para as empresas. O atraso na assinatura desses acordos pode afetar o lucro do seu negócio. Você precisa concluir o processo de forma mais rápida e segura. É aqui que você pode considerar o uso de assinaturas eletrônicas. O contrato de venda pode incluir vendas entre empresas, negócios residenciais, transações imobiliárias e muito mais.
Contratos de fornecedores
Uma empresa de pequena escala geralmente enfrenta problemas ao negociar com fornecedores. Portanto, é melhor bloquear o acordo, preço, termos e condições o mais rápido possível. Se você optar pela assinatura manual, poderá enfrentar um atraso no processo. Por meio de assinaturas eletrônicas, com apenas um clique, você pode obter o sinal e fechar o negócio. É bastante fácil de usar e mais rápido do que os métodos tradicionais. Não precisa esperar o momento de assinar um documento, pode fazê-lo quando quiser.
Formulários de novos clientes
Seus clientes desejam preencher alguns formulários ou outros documentos para realizar negócios com você? Se sim, você pode aproveitar o uso de assinatura eletrônica. Não há necessidade de ir para o longo processo de imprimir os documentos e assiná-los. Além disso, ao usar assinaturas eletrônicas, você pode impedir efetivamente a redigitação dos dados. Também diminui possíveis erros.
Alteração nos pedidos
Aqueles que estão executando o negócio com foco no projeto; para eles, as mudanças são bastante comuns. Porém, você pode se deparar com uma surpresa no meio do projeto, e seu cliente pode mudar de ideia. Eles podem aumentar ou diminuir seus pedidos. Durante tal condição, você pode enfrentar atrasos no projeto. O uso de assinatura eletrônica pode evitar significativamente atrasos. Você pode aprovar a alteração nos pedidos com as assinaturas rapidamente. Além disso, você pode facilmente manter todos os seus documentos na nuvem e revisá-los quando quiser.
Aprovações do cliente
Obter a aprovação final antes de iniciar o processo de fabricação ou produção é essencial para a empresa que lida com produtos e serviços sob medida. Quando se trata de obter aprovações, você pode usar assinaturas eletrônicas para agilizar. Dá a você tempo suficiente para se concentrar no pedido, em vez de gastar seu tempo obtendo as aprovações. Não há necessidade de visitar os clientes e obter suas assinaturas nos documentos de aprovação.
Integração de colaboradores
O processo de contratação de um novo colaborador envolve muita papelada. Isso pode levar muito tempo. No entanto, você pode economizar seu tempo com o uso de assinaturas eletrônicas. Basta clicar no botão e você está pronto com o trabalho de assinatura.
Licenciamento de propriedade intelectual e outros acordos legais
De acordo com a lei, os documentos legais devem conter assinaturas válidas das partes envolvidas, depósito automático de contracheque e muito mais. Se você assina o contrário, o material não será considerado preciso.
Então, aqui, você pode considerar o uso de assinaturas eletrônicas. A razão é que a maioria das assinaturas eletrônicas está sujeita a regras e regulamentos, que são aceitos pelo tribunal. Eles são perfeitos para assinar documentos legais. Tudo o que você precisa é utilizar um software de assinatura eletrônica que possua meios de validação contra repúdios judiciais.
Acordos de confidencialidade
Em geral, os acordos de não divulgação oferecem mais segurança. Além disso, permite que você conduza seus negócios livremente. Quando se trata de assinar tal contrato, a assinatura manual pode ser inconveniente. Além disso, o sinal manual não é seguro e pode ser usado para os diferentes tipos de atividades criminosas. A maneira mais segura de assinar o acordo de não divulgação é o uso de assinaturas eletrônicas. Com isso, você pode assinar os documentos pelo celular, e pode fazer todo o processo com tranquilidade.
Contratos de distribuidor
Se você estiver fazendo negócios com distribuidores, revendedores e outros canais semelhantes, poderá desfrutar de uma empresa melhor com o uso de assinaturas eletrônicas. Quando há muitos parceiros envolvidos na obtenção de assinaturas e na gestão dos acordos, pode haver muita confusão. Mas com a assinatura eletrônica, agora é muito fácil lidar com essa tarefa. Você pode obter assinaturas e gerenciar os documentos por meio dos serviços em nuvem.
Além disso, listamos exemplos de como alguns segmentos específicos podem utilizar as assinaturas eletrônicas. São eles:
Vendas no Varejo
- Assinatura de pedidos de compra e venda, bem como faturas.
- Assinatura dos contratos de licenciamento.
- Contratos de empresa e usuário final.
Recursos Humanos
- Contratação de funcionários.
- Declarações de reconhecimento.
- A assinatura de quadros de horários.
- Formulários fiscais.
- Comprovantes de pagamento.
- Aviso de férias.
Serviços legais
- Assinatura dos contratos de retenção e taxa.
- Reconhecimento de transações confidenciais.
- Reconhecimento de documentos de procuração.
Seguro
- Verificação de acordos de política.
- Assinatura dos documentos relativos à reclamação a processar.
- Renovação de apólice e serviço.
Finança
- Documentos fiscais.
- Aceitando pedidos de empréstimo.
- Divulgações.
De modo geral, o uso de assinatura eletrônica pode ajudá-lo a gerenciar melhor o seu negócio. Isso é bastante fácil e econômico. Mas lembre-se sempre de escolher o melhor software de assinatura eletrônica para aproveitar o máximo de benefícios e segurança.
Imagine um processo de gestão de documentos onde não há necessidade de fazer qualquer impressão ou envio de documentos. Não há a possibilidade de perda de documentos importantes. Lembre-se que ao entender o uso de assinaturas eletrônicas, você poderá desfrutar de um mundo de oportunidades fantásticas.
Conclusão
Seja um negócio de pequeno ou grande porte, para aproveitar o máximo de lucros, você precisa utilizar cada segundo. Se você perder tempo lidando com assinaturas e gerenciamento de documentos, isso pode afetar seus negócios. Portanto, para evitar todas essas condições, você deve sempre usar assinatura eletrônica ao assinar vários documentos relacionados a negócios.
A discussão acima apontou os benefícios e usos de assinaturas eletrônicas. Além disso, você aprendeu os usos da assinatura eletrônica para empresas de pequeno porte. Não importa em quais tipos de papelada você esteja envolvido, você pode economizar seu tempo e dinheiro com o uso de assinaturas eletrônicas.
Então, adote já a assinatura eletrônica e prepare-se para ver um crescimento ainda maior dos negócios. Esqueça a assinatura manual com assinatura eletrônica!
