Muitas empresas têm investido na digitalização de documentos por esse ser um processo que corta gastos com papel, impressões e transporte, bem como viabiliza formas de trabalho remoto.
Contudo, ainda são encontrados desafios e dúvidas sobre essa transição, principalmente quando o assunto são documentos jurídicos, como contratos mais antigos que ainda não haviam sido transportados para o digital.
Neste artigo, vamos explicar em mais detalhes como garantir a validade jurídica de documentos digitalizados. Continue a leitura!
Contrato escaneado tem validade jurídica?
Nem todo contrato escaneado tem validade jurídica dentro da disposição legal brasileira.
Segundo a Medida Provisória 2.200/01, que definiu as bases da gestão eletrônica de documentos, um documento digitalizado que não recebeu nenhuma certificação digital não tem a mesma validade que um documento assinado à mão e reconhecido em cartório.
Portanto, apenas digitalizar o contrato não é o suficiente para que ele continue válido. É importante que as empresas se atentem a isso durante o processo de digitalização.
Por outro lado, contratos que passam pela certificação digital após serem escaneados têm sim validade jurídica e a organização pode ficar tranquila quanto ao cumprimento das obrigações dispostas no documento.
Como fazer a digitalização de documentos e garantir a validade jurídica?
Ainda segundo a Medida Provisória 2.200/01, as certificações digitais reconhecidas legalmente são aquelas atreladas ao ICP-Brasil — ou seja, que têm seu credenciamento. Esse órgão é responsável por autenticar contratos online e garantir a validade de suas assinaturas.
Dessa forma, o primeiro passo para que uma empresa realize a digitalização de documentos da maneira correta é entender o que é certificado digital e adquirir um para as suas transações eletrônicas.
Por que utilizar um certificado digital?
Os certificados digitais são o tipo de assinatura eletrônica de mais alta confiabilidade jurídica, tanto que são obrigatórios para certos atos, como a emissão de notas fiscais eletrônicas. Isso acontece por causa das várias camadas de não-repúdio presentes no dispositivo, pois elas impedem fraudes.
Além disso, a empresa:
- não gasta com papel, impressões, envio de documentos e autenticação em cartório;
- tem acesso aos contratos assinados no mesmo dia;
- otimiza os espaços físicos, não tendo que se preocupar com lugares de arquivamento;
- consegue armazenar e encontrar documentos de maneira otimizada, já que basta uma busca automática.
Se você quer que o seu negócio aproveite todos os benefícios do ambiente digital sem perder a validade jurídica de seus contratos mais importantes, saiba como criar assinatura digital!
