Uma gestão de contratos adequada e de qualidade é de extrema importância para a empresa. Afinal, tal prática garante que esses documentos — cujo impacto é, muitas vezes, determinante para o funcionamento do negócio — sejam elaborados, aprovados e cumpridos da maneira correta.
Ou seja, o papel desse tipo de gestão é produzir, monitorar, armazenar e acompanhar a validade de todos os contratos firmados pela organização. Com isso, tudo o que foi acordado pode ser seguido com maior clareza.
Quer saber como aplicar essa prática na sua empresa? Continue a leitura.
Como fazer a gestão de contratos em 7 etapas
A gestão de contratos pode ser um processo complexo e deve ser feita com atenção e cuidado para evitar qualquer tipo de erro. Por isso, dividimos em sete etapas essenciais que, se seguidas, trazem um resultado positivo para a organização. Confira:
1. Planejamento
O primeiro passo da gestão de contratos é a elaboração básica do documento. Portanto, deve-se esboçar as condições ideais, cláusulas, prazos e sanções para que sejam avaliadas e alteradas de acordo com as necessidades.
2. Elaboração
Com a base pronta, é possível partir para a elaboração completa do documento, que deve ser feita por um setor jurídico.
3. Negociação
A negociação se torna possível a partir do momento em que se tem a primeira versão do contrato em mãos. Assim, as partes envolvidas podem ler, conversar e negociar alterações antes de assinar o documento.
4. Aprovação
Assim que a negociação termina e o contrato está em sua versão final, chega a etapa da aprovação. Isso significa que as partes irão assinar o documento. No caso da elaboração de um contrato online, o processo ocorre eletronicamente.
5. Efetivação
A partir da assinatura e segundo as normas estabelecidas no documento, o contrato passa a ter validade. Nesse momento, deve-se voltar a atenção para garantir que as deliberações estão sendo cumpridas corretamente através de um monitoramento dos processos acordados.
6. Revisão
Assegurar o direito à revisão amigável dos contratos é uma maneira de gerir o relacionamento de todas as partes envolvidas e trabalhar pela efetividade máxima do acordo.
Ou seja, caso julguem necessário, é possível revisar cláusulas e operações específicas para otimizar os processos e garantir que ninguém está sofrendo prejuízos.
7. Encerramento
O encerramento do contrato é a etapa final de sua gestão e pode ocorrer de duas formas:
- finalização regular: em que tudo ocorre normalmente e o contrato pode ser encerrado;
- finalização com revisão: em casos de pendências existentes. Elas precisam ser resolvidas antes do encerramento final.
Seguindo todas essas etapas, a gestão de contratos se torna mais simples. Para otimizar ainda mais o tempo na empresa, conheça os benefícios da digitalização de processos e aplique isso na sua organização!
