Uma plataforma unificadora para gerenciamento eletrônico de documentos permite que os colaboradores da empresa tenham acesso rápido às informações relevantes e necessárias, além de oferecer aos clientes uma experiência organizada e cativante.
A UR Company é comprometida com tornar o Onboarding Digital em uma jornada ágil através da tecnologia. Conheça as nossas soluções!
Como fazer o gerenciamento eletrônico de documentos com a UR Company?
Através da conta UR for Business, é possível cadastrar e fazer o gerenciamento eletrônico de documentos em forma de formulários e contratos. Saiba em detalhes como isso funciona:
1. Gerenciamento de formulários
Os planos UR for Business facilitam muito a criação de formulários e a captação de informações através deles.
Na plataforma, há quatro maneiras de se criar um novo formulário:
- do zero, criando um formulário em branco;
- em PDF editável, o que permite que as informações preenchidas sejam refletidas no documento;
- por meio da UR Company, sendo possível nos contratar para que desenvolvamos um formulário personalizado para você;
- através de um modelo de formulários criados anteriormente na plataforma.
Em todos os casos, é possível selecionar o tipo de documento — para pessoas físicas ou jurídicas — e configurar todos os campos, adicionando contratos, participantes e destinatários. Caso queira fazer isso em lotes, a UR oferece um modelo de importação.
Todas as respostas preenchidas pelos declarantes ficam disponíveis no painel de formulários. Além disso, com a função “Baixar Kits” é possível fazer o download de todos os arquivos e anexos presentes naqueles que foram respondidos.
2. Gerenciamento de contratos online
Além dos formulários, as contas UR for Business são capazes de criar, gerenciar e compartilhar contratos online.
É possível criar novos documentos e definir a maneira com que ele será assinado. São quatro opções no total: assinar com certificado digital, assinatura digitalizada, assinatura híbrida e token.
Além disso, existem várias configurações que podem ser utilizadas para os contratos:
- “não enviar e-mails do processo de assinatura”, o que impede que os destinatários recebam notificações das assinaturas dos outros participantes;
- “receber e-mail de acompanhamento das assinaturas”, para acompanhar a conclusão das etapas pelos destinatários;
- “anexar documento por e-mail”, que envia uma cópia em PDF do documento por e-mail;
- “disponível para consulta pública”, opção que permite o acesso às informações do processo de assinatura e ao documento através do QR code;
- “definir ordem de assinatura”, para que o contrato seja enviado em ordem de assinatura para os diferentes destinatários;
- “carimbo do tempo”, trata-se de uma camada de não-repúdio que atesta a data e hora do ato de assinatura.
Com isso, tudo acontece com acompanhamento total através de uma única plataforma, junto de diversos níveis de segurança e em conformidade com as necessidades da sua empresa.
Faça um teste grátis da UR for Business e descubra essa inovação!
