Uma pesquisa da Workfront, empresa de software dos EUA, indicou que apenas 39% do expediente de trabalho é produtivo. Esse número está muito distante do que é considerado ideal para muitas empresas, por isso, é interessante saber como aumentar a produtividade.
Como a equipe de backoffice é responsável por todos os bastidores do negócio, mantendo as engrenagens girando através, por exemplo, do RH e do jurídico, esse setor precisa ser capaz de entregar o melhor trabalho possível. Dessa forma, é necessário proporcionar a estrutura necessária para ele exercer suas atividades.
Continue a leitura e saiba como ter um backoffice mais produtivo!
Como aumentar a produtividade da equipe de backoffice?
Veja quatro dicas para aumentar a produtividade da equipe de backoffice da sua empresa:
1. Mapeie todos os processos
Conhecer e detalhar todos os processos envolvidos no dia a dia das áreas do backoffice é o primeiro passo para garantir mais produtividade. Afinal, dessa maneira todas as ações ficam padronizadas e os colaboradores têm uma visão clara da próxima etapa no fluxo de trabalho.
Por isso, é necessário investir na gestão de processos dentro da empresa. Essa organização diminui dúvidas e retrabalhos por ações feitas fora do padrão.
2. Avalie o feedback da sua equipe
Uma equipe mais satisfeita produz mais, porque não precisa lutar contra o estresse para dar espaço ao foco. Por isso, é essencial que gestores e outras pessoas da camada de liderança estejam atentos às necessidades, demandas e opiniões dos colaboradores. Dessa forma, é possível saber onde investir mais tempo e esforço.
Isso pode ser feito com formulários e caixas de sugestões, preferencialmente anônimos.
3. Otimize a comunicação interna
Problemas de comunicação interna podem diminuir a produtividade de todas as áreas por diversos motivos. Quando uma tarefa necessita de informações de outro departamento para ser executada, é essencial que a empresa conte com um fluxo rápido e prático para repassar informações.
Além disso, como o backoffice é responsável por fornecer dados e orientações para as áreas que atuam diretamente com o público, a comunicação é uma parte integral da rotina de trabalho.
Se o compartilhamento de informações é comprometido, todo o resto da cadeia operacional sofre com problemas, podendo, inclusive, gerar insatisfação dos clientes ao receberem informações incorretas ou desatualizadas.
Dessa forma, a troca de mensagens e e-mails também deve ser mapeada e envolver processos específicos. Além disso, é interessante ter um software para comunicação instantânea para agilizar a rotina.
4. Adote novas tecnologias
Investir em novas tecnologias é importante para aumentar a produtividade porque existem cada vez mais softwares e técnicas voltadas a isso. Por exemplo, é possível contar com sites pensados em acompanhar a produção da equipe e que geram relatórios para análise.
Por outro lado, a tecnologia também é uma aliada em todos os outros pontos que trouxemos aqui: novos aplicativos de comunicação, empresas com soluções inovadoras que atendam às necessidades dos funcionários e, principalmente, o seu envolvimento com os processos.
Digitalizar processos reduz custos, aumenta a segurança e ainda oferece informações mais claras para a gestão. Se quer saber mais, conheça as vantagens da digitalização de processos!
